株式会社や社団法人を設立する場合、最初に作成した定款(原始定款)について、公証人の認証を受ける必要があります。

定款の認証は、紙で作成した定款を公証役場に持ち込んで公証人を受ける方法と電子定款認証の方法があります。

公証人の認証手数料は一律5万円です。
紙で作成した定款の場合、これとは別に印紙税として4万円の収入印紙を貼付する必要がありますが、電子定款認証の場合にはこの印紙税が不要となります。
※これ以外に認証された定款の謄本の交付手数料がかかります。

電子定款の認証を受けるには、公証人に提出する定款のPDFファイルに電子署名をし、法務省から提供されている「登記・供託オンライン申請システム」で公証人に送信しなければなりません。

そして、発起人または発起人から委任を受けた代理人が、”本店所在地の法務局の管轄内の公証役場”に所属する公証人の面前で、認証される定款の内容に誤りがないことを宣誓して、定款の認証が行われます。

それが公証役場に行かずに、テレビ電話で公証人と発起人(または代理人)が面談する方法が認められることになりました。
これにより、仮に広島にある会社が東京に子会社を作りたいというご要望にも、当事務所で対応できることになりました。

※テレビ電話による定款認証は昨年からスタートしていましたが、代理人が定款認証を行うには、委任状のPDFファイルに発起人全員が電子署名をする必要がありました。今年の5月から紙の委任状に発起人全員が実印を押印したものでもよいことになりました。

テレビ電話による定款認証を行うには、次のものを事前に公証人に送付して、定款認証の日時を予約しておく必要があります。

【登記・供託オンライン申請システム】
  • 原子定款のPDFファイル(定款認証を受ける者の電子署名付き)
【メール】
  • (発起人全員の写真付き身分証明書付き)実質的支配者となるべき者の申告書のPDFファイル(定款認証を受ける者の電子署名付き)
  • 電子定款謄本請求書(定款認証を受ける者の電子署名付き)
【郵送】
  • 定款認証委任状(発起人全員の実印で押印)
  • 発起人全員の印鑑証明書(※ 原本還付を希望する場合はコピーも添付)
  • (謄本を請求する場合は)返信用封筒

公証人より「テレビ電話会議用手数利用計算書」が届くので、それに基づいて前もって手数料を指定口座に納付します。

定款認証当日ですが、テレビ電話で通話するために次のものを用意しておきます。
【PCの場合】
  • Webカメラ
  • Google Chrome(PC用ブラウザ)
【タブレットの場合】
  • FaceHub(アプリ)

公証人よりメールが届くので、予約した時刻に公証人から届いたメールにあるリンクをクリックすると、公証人とのテレビ電話が開通します。
画面上で、運転免許証を提示して定款認証が行われます。

あとは、電子定款の謄本を受領して、これを設立登記の申請書に添付することになります。